MUTUELLE AKWABA | EPARGNE - CREDIT - TONTINE-PRODUITS FNFI
MUTUELLE AKWABA - SFD - LOI N° 2011-009 DU 12 MAI 2011 - N° D’ENREGISTREMENT : T/1/ZITV/2005/125A | Epargne - Crédit - Tontine
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Date du jour 22/11/2019
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                                  PROCES VERBAL DE L'AGO 2018

 L’an deux mil dix-neuf et le quinze juin, s’est tenue à l’hôtel Saint Georges à Tsévié – Daviémodji, l’Assemblée Générale Ordinaire - Exercice 2018 de la mutuelle AKWABA.
Cette rencontre annuelle qui a connu la participation de deux cent quatre-vingt-huit (288) membres, a été meublée par différentes activités, notamment : - la présentation et l’adoption des rapports des organes et du rapport d’audit des comptes,  - le renouvellement des organes. Ainsi, le déroulement de l’AGO est marqué par sept (07) grands moments à savoir :
1.       la cérémonie d’ouverture ; 
2.       la lecture et adoption du  résumé du PV de l’AGO- Exercice 2017 ;
3.       la présentation et l’adoption des rapports, de l’affectation du résultat et du budget 2019 ;
4.       le quitus de l’AG aux organes ;
5.       le renouvellement des organes ;
6.       la lecture et l’adoption du PV de l’AGO ;
7.       la cérémonie de clôture.  

Bien avant le déroulement des activités, le Directeur Adjoint chargé des ressources humaines, M. KOKLOSSOU Kokouvi, a animé une causerie éducative avec les mutualistes. Cette causerie visait à les sensibiliser sur les types de garanties exigées par la mutuelle.

Le début des travaux est précédé d’une cérémonie d’ouverture.

I-                    CEREMONIE D’OUVERTURE  

L’assistance a observé une minute de silence suivie d’une prière d’ouverture faite par le Vice-Président du Conseil d’Administration Monsieur AKAKPO Agossou et une allocution de bienvenue du Président du Conseil d’Administration en la personne de M. TOSSAH ACCOLEY A. Agbenowossi.
Dans ses propos, le Président a salué et remercié la présence de tous à cette rencontre. En effet, selon lui, il est de coutume de faire un bilan sur les travaux d’une année et c’est la raison de notre assise d’aujourd’hui.  Il nous revient donc de poser des questions pour avoir des éclaircissements sur les zones d’ombres. Il finit en exhortant chacun des membres a lutté pour la pérennité de notre entreprise commune et convie les participants a prêté une oreille attentive afin de participer effectivement aux débats.
A la suite de l’allocution du PCA, le représentant du Président de la Délégation Spéciale de la commune de Tsévié, M. ATSU-DETE Edi, a pris la parole. Dans ses propos, il a encouragé les dirigeants à continuer l’éducation financière des membres d’une part et d’autre part, il a exhorté les membres à faire des efforts pour bien rembourser les crédits.
Vient enfin le discours de Monsieur ZANKA Koffi, le représentant du Préfet de ZIO. Selon lui, en cheminant, il est nécessaire de regarder dans le rétroviseur pour corriger de temps en temps ce qui ne va pas. C’est pourquoi nous sommes donc là pour les corrections concernant les travaux de l’exercice 2018. En étant ouvert aux membres, la mutuelle montre qu’elle veut du bien à ces derniers. C’est pourquoi pour finir, il exhorte les membres à bien rembourser leur crédit pour assurer la viabilité de l’institution.               
Sur ce, Monsieur ZANKA Koffi, le représentant du préfet de ZIO, a déclaré ouvert l’Assemblée Générale Ordinaire exercice 2018 de la mutuelle AKWABA à 9h25min.

Après ces différentes interventions, l’assemblée a procédé à l’élection du bureau du présidium devant conduire les travaux.
Ce bureau est composé de :
Président          :   Dr. AVEGNON Komivi Délali
1er Rapporteur :   Mme AMEDJI Adjo
2ème Rapporteur : M. BAKA Komla
Le président du présidium Dr. AVEGNON Komivi Délali a d’abord salué les membres et a ensuite vérifié si le quorum requis pour tenir l’AGO est atteint.
Suite à cela, les travaux ont commencé par le résumé de l’AGO Exercice 2017.
Signalons que toutes les données des différents rapports ont été projetées sur rétroprojecteur et les présentations sont faites prioritairement en langue locale (éwé), afin de permettre aux participants de bien suivre et de participer effectivement aux débats. Les montants contenus dans le présent procès-verbal (P.V.) sont en Franc CFA.  

II-                  LECTURE DU RESUME DU PV DE L’ASSEMBLEE GENERALE EXECRCICE 2017  

Le résumé du PV de l’Assemblée Générale Ordinaire Exercice 2017 a été lu par Monsieur DJISSENOU Kossi, secrétaire adjoint du conseil d’administration et concerne les points saillants qui sont entre autres les rapports moral, financier, du crédit, de contrôle et de l’audit des comptes ; les résolutions portant proposition de révision des textes, l’élection des membres d’organes. Le PV après lecture a été amendé et adopté.  

III-                 PRESENTATION ET ADOPTION DES RAPPORTS, DE L’AFFECTATION DU RESULTAT ET DU BUDGET 2019        

3-1 Rapport moral

Le rapport moral est présenté par le Président du Conseil d’Administration (PCA), Monsieur TOSSAH ACCOLEY A. Agbenowossi. Après avoir salué les invités et les mutualistes, le président a fait un parcours sur la vie de l’institution au cours de l’exercice 2018.  Dans ces propos on retient : AKWABA grandit, en témoigne le nombre de membres qui est passé de 25 025 à 26 187 entre le 31 décembre 2017 et le 31 décembre 2018. L’encours de crédit au 31 décembre 2018 est de 1 495 633 171 F et celui des dépôts est de 1 780 293 486 F.
Pour l'exercice 2018, la mutuelle a intégré dans les charges certains crédits en recouvrement et certaines dettes issues des fraudes des années antérieures. Ceci a conduit à un résultat déficitaire de 21 227 664 F. Il a ajouté que la mutuelle enregistre d’énormes impayés qui fragilisent l’institution ; pour cela il invite les membres et le personnel à veiller afin que tout franc sorti puisse revenir pour consolider AKWABA pour demain.
Sur le plan des activités, il a informé les participants que les administrateurs ont entamé un vaste chantier dont certaines actions ont été déjà réalisées et d’autres sont en cours ; entre autres actions nous pouvons citer : l’élaboration d’une nouvelle grille salariale et d’une grille d’évaluation pour le personnel, l’élaboration d’un plan d’affaires 2019-2021, la mise à jour et l’élaboration d’un certain nombre de documents de procédures opérationnelles.
Il a exhorté tous les mutualistes et le personnel à accepter les procédures de la mutuelle et à s’y conformer, car souvent, la recherche de facilité crée des failles que certains agents véreux exploitent pour faire du tort à l’institution.
A tous ceux qui ont connu des désagréments au cours de l’exercice 2018, il leur a présenté, au nom du personnel et des administrateurs, toutes ses excuses.  
Pour clore ses propos, il a rendu hommage aux administrateurs et a souhaité que viennent dans les organes, des personnes avisées, suffisamment humbles et engagées.  

3-2 Rapport financier, l’affectation du résultat et le budget 2019 

L’intervention du trésorier Adjoint du CA Monsieur AMEMADO Komi s’est articulée autour de trois grands axes :
·         Le rapport financier exercice 2018,
·         La proposition d’affectation du résultat 2018,
·         Le budget de l’exercice 2019.  

1.       Le rapport financier exercice 2018  

·         Le crédit Au cours de l’exercice 2018, un montant total de crédit de 1 983 935 664 F a été accordé à 3243 bénéficiaires. L’exercice est clôturé avec un encours de 1 495 633 171 F.  Le montant total des provisions sur créances en souffrance s’élève à 149 062 817 F et les pertes sur créances sont de  67 700 822 F.
·         L’épargne Pour l’exercice 2018, la mobilisation des épargnes s’élève à 8 404 694 869 F contre des retraits de 8 233 015 398 F soit une marge d’épargne de 171 679 471 F.  L’exercice est clôturé avec un encours d’épargne total de 1 780 293 486 F.
·         Les emprunts et les disponibilités L’exercice est clôturé avec un encours d’emprunts de 158 635 962 F et des disponibilités en caisse et en banque de 546 367 391 F.  
·         Les fonds propres et les immobilisations Les fonds propres de la mutuelle sont de 288 956 822 F au 31 décembre 2018 avec un taux de capitalisation de 12,82 % alors que la norme réglementaire de la BCEAO est de 15%. L’exercice 2018 est clôturé avec un total d’immobilisations nettes de 225 077 220 F. Le bilan de la mutuelle s’équilibre, au 31 décembre 2018, en actif comme en passif à 2 243 775 444 F.
·         Le résultat Le résultat de l’exercice 2018 est déficitaire de 21 227 664 F après avoir servi aux membres des montants de 5 058 128 F des intérêts sur DAT et 10 678 113 F d ‘intérêts sur DAV.

Les grands défis à relever par la mutuelle sont :
·         l’amélioration de la qualité de son portefeuille qui entrainera la réduction des provisions et pertes sur créances,
·         l’augmentation de ses fonds propres,
·         l’amélioration des principaux ratios prudentiels prévus par la BCEAO.  

2.       Proposition d’affectation du résultat 2018.  

Le résultat 2018 étant déficitaire de 21 227 664 F, il sera mis en report à nouveau déficitaire.

3.       Le budget exercice 2019  

·         Le personnel  Un total de 96 employés à temps plein appuyés de 4 stagiaires et de 3 employés de l’ANVT sont prévus pour la gestion des activités de la mutuelle au cours de l’exercice 2019.
·         Le crédit Le volume total de crédit prévu pour l’exercice 2019 est de 2 015 000 000 F ;
l’exercice 2019 doit être clôturé avec un encours de crédit prévisionnel de 1 548 300 000 F.
·         Le résultat attendu 2019. L’exercice 2019 a prévu réaliser un résultat excédentaire de 23 698 796 F.
·         Comparaison avec le budget 2018 En se référant au budget 2018, on a une augmentation de 5,79% des produits et 4,59% des charges.  

Le Trésorier Adjoint a terminé ses propos en remerciant tous les mutualistes et les a encouragés pour la confiance qu’ils ne cessent de témoigner à leur Institution.  

3-3 RAPPORT D’ACTIVITE DU COMITE DE CREDIT

Au cours de l’exercice 2018, 3243 dossiers sont accordés pour 1 983 935 664 F ce qui est en hausse de 4,33% par rapport à l’exercice 2017.
En dehors des dossiers de crédits rejetés par les Comité Interne de Crédit (CIC) des agences, le comité de crédit a aussi refusé 11 dossiers de crédit pour diverses raisons.
Pour éviter la lenteur dans le traitement des crédits, un cahier de suivi du circuit de déblocage des dossiers de crédit a été instauré par le comité de crédit. Les produits les plus consommés sont : crédit fonds de roulement, crédit investissement et plan épargne crédit.
En ce qui concerne l’état du portefeuille, l’exercice est clôturé avec un encours total de 1 495 633 171 F avec un PAR à 90 jours de 14,14%.
Quant au volet de l’inclusion financière, la mutuelle s’est confrontée aux difficultés de remboursement.
Le comité de crédit a félicité les membres qui paient régulièrement leur crédit et a exhorté les autres à emboîter leurs pas. Le comité a rassuré l’assemblée que le crédit reprend progressivement son cours normal et espère que cette évolution sera maintenue pour l’amélioration des résultats.

3-4- Rapport du Conseil de Surveillance

Le Conseil de Surveillance (CS) a effectué 24 missions au cours de l’exercice et s’est appuyé sur le travail quotidien du Service de l’Audit et du Contrôle Interne de la Mutuelle.
Ces contrôles ont touché essentiellement, l’examen de la sécurité physique, informatique, du patrimoine et des employés; les charges, les comptes d’attente et les immobilisations, les cas de malversation, les dossiers en contentieux, l’exécution du budget, les crédits FNFI, la mise en œuvre des recommandations, etc. 
Au cours de ces travaux, le CS a fait les constats suivants :
·         licenciement de trois (03) agents ;
·         le départ volontaire de quatre (4) agents dont deux (02) de l’ANVT;
·         l’application d’une nouvelle grille salariale indispensable et les mesures d’accompagnement sous-jacentes qui ont engendré des charges énormes dépassant les prévisions budgétaires.  
Après analyse de ces constats, le conseil de surveillance a formulé les recommandions aux membres et bénéficiaires des services, au personnel et à la gérance. Le Conseil de Surveillance, après examen des différents rapports a invité les membres présents à l’AGO à les adopter favorablement.

3-5 Rapport d’audit

L’examen des comptes de la Mutuelle, pour l’exercice 2018, a été effectué par le Cabinet KBZ Consulting inscrit à l’Ordre des Experts –Comptables et Comptables Agrées du Togo (ONECCA) et présenté par Madame SEHO Dovéné.
A l’issue de l’audit des comptes annuels de la mutuelle AKWABA relatifs à l’exercice clos au 31 décembre 2018, le cabinet étant indépendant, a travaillé selon les normes de l’OHADA.
Les comptes ont été tenus par les méthodes généralement admises. Malgré quelques manquements, le cabinet n’a pas d’objection à l’approbation des comptes et du résultat de la mutuelle.      

DEBAT SUIVI DE L’ADOPTION DES RAPPORTS

Un débat de qualité est ouvert suite aux différentes présentations.
Les questions, inquiétudes, suggestions et échanges ont porté sur entre autres sujets :
Ø  les impayés des crédits FNFI ;
Ø  la procuration en cas de maladie du membre ;
Ø  l’exiguïté et l’état de l’agence d’AGOE-NYIVE ;
Ø  les agios ;
Ø  l’exhortation aux bénéficiaires de rembourser les crédits FNFI ;
Ø  la lenteur dans le traitement des dossiers de crédit et la réduction du taux effectif global ;
Ø  l’accueil réservé aux clients par les promoteurs ;  
Après d’amples explications et précisions apportées relativement aux divers sujets par les auteurs des rapports et les dirigeants de la mutuelle, les inquiétudes ont été levées et les préoccupations sont satisfaites. Cela a conduit à l’adoption par acclamation des rapports présentés. La proposition de l’affectation des résultats et le budget 2019 contenus dans le rapport du trésorier adjoint sont adoptés ensembles avec les rapports.

IV- QUITUS DE L’AG AUX ORGANES  

Apres adoption des rapports, l’assemblée a donné quitus aux membres d’organes de continuer leur mission.

V- RENOUVELLEMENT DES ORGANES  

Les élus dont le mandat est arrivé à terme ont, tous, présenté leur démission.
Avant le vote proprement dit, le président du présidium a rappelé les postes à pourvoir, les conditions d’éligibilité, de même que les profils requis des postulants à chaque poste et enregistré le nombre de votants.
Au niveau du Conseil d’Administration : Trois (03) postes:      
Poste de trésorier      
Poste de trésorier adjoint      
Poste de secrétaire adjoint
Au niveau du Conseil de surveillance : Un (1) poste:
Poste de Vice-président
Au niveau du comité de crédit : Un (01) poste     
Poste de secrétaire

A l’issue des élections, sont élus :

Au niveau du Conseil d’Administration
-       Poste de trésorier : Monsieur AMEMADO Komi est élu par acclamation ;
-       Poste de trésorier adjoint : Monsieur BAGNA Ewe élu sur proposition et par acclamation ; -       Poste de secrétaire adjoint : Monsieur DJISSENOU Kossi est réélu à son poste par acclamation.  

Au niveau du Comité de Crédit :
-       Poste de secrétaire:   Monsieur SONDOU Matchadom est réélu à son poste par acclamation. 

Au niveau du Conseil de Surveillance :
-       Poste de Vice-président: Monsieur ATTIKPO Komi Mensah est réélu à son poste avec 150 voix devant Monsieur SIABI Kossi avec 53 et 4 nuls.  

Les membres élus sont présentés à l’assemblée ainsi que les autres administrateurs.  

VI- LECTURE ET ADOPTION DU PROCES VERBAL DE L’AGO 2018  

Apres lecture du PV de l’AGO 2018 par Monsieur DJISSENOU Kossi le secrétaire adjoint du CA, le président du présidium Dr AVEGNON Komivi Delali s’est tourné vers l’assemblée pour recueillir les divers amendements. A la suite, ledit procès-verbal a été adopté par acclamation.     

VII-LA CEREMONIE DE CLOTURE  

Le Président du CA Monsieur TOSSAH ACCOLEY A. Agbenowossi a remercié l’assemblée pour leur présence et leur disponibilité. Il a exhorté les uns et les autres à apporter leur contribution pour une entraide mutuelle. L’AGO a pris fin à 13 heures 51 minutes précises avec une prière de clôture.

La liste des membres présents est jointe à ce procès-verbal.  

NB : Les rapports et documents présentés sont annexés à ce Procès-Verbal.                                                                                                         
Fait à Tsévié, le 15 juin 2019.                                   

                                                                 Ont signé

les membres du présidium de l’Assemblée
                                            Président     Dr. AVEGNON Komivi Délali
                                                                                                   .
1er Rapporteur Mme AMEDJI Adjo                                  2ème Rapporteur  M. BAKA Komla








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