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Date du jour 26/05/2019
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L’an deux mil seize et le quatre juin, s’est tenue à l’hôtel Saint Georges à Tsévié – Daviémodji, l’Assemblée Générale Ordinaire - Exercice 2015 de la mutuelle Akwaba. Cette rencontre annuelle qui a connu la participation de deux cent quatre-vingt-quatre (284) membres, a été meublée par différentes activités, notamment :
- la présentation suivie de débats et de l’adoption des rapports des organes élus et du rapport d’audit des comptes ;
- l’amendement des textes organiques et de la politique de crédit ; et -  le renouvellement des organes.  

Ainsi, le déroulement de l’AGO est marqué par six (06) grands moments à savoir :  
1.   
la cérémonie d’ouverture ; 

2.   
la présentation et l’adoption des rapports ; 

3.   
l’amendement des textes ;

4.   
le renouvellement des organes ;

5.   
la lecture et l’adoption du procès-verbal de l’AG ;

6.    la cérémonie de clôture.  

En prélude au déroulement des points, ci-dessus, inscrits à l’ordre du jour, le responsable du service crédit de l’institution, M. KOKLOSSOU Kokouvi, a animé une causerie éducative avec les mutualistes. Cette causerie visait à les sensibiliser sur les conséquences des impayés tant pour le membre débiteur et que pour l’institution. Les participants ont également suivi une présentation sur les produits d’énergie (lampes solaires et foyers améliorés).   L’entame des travaux est précédée d’une cérémonie d’ouverture.  

I – CEREMONIE D’OUVERTURE
 

L’observation par l’assistance d’une minute de silence suivie d’une prière d’ouverture et une allocution de bienvenue et d’ouverture du président du Conseil d’administration ont constitué la cérémonie d’ouverture.  

Dans son allocution de bienvenue, le Président du Conseil d’administration, Dr AVEGNON Komivi Délali,, a annoncé que les autorités locales, en l’occurrence le préfet du Zio et le président de la délégation spéciale de la commune de Tsévié, retenues par les opérations de salubrité publique qui se déroulent chaque premier samedi du mois, ne pourront venir procéder à l’ouverture des travaux, comme prévu. Il s’est félicité de la mobilisation des mutualistes pour participer à cette rencontre annuelle, au cours de laquelle ils auront droit à un compte rendu, sous tous les aspects, de la gestion de l’institution pendant l’année 2015. Sur ce, il a souhaité plein succès aux travaux qu’il a aussitôt déclarés ouverts.  
 

Du coup, l’assemblée a procédé à l’élection du bureau du présidium devant conduire les travaux. Ce bureau est composé comme suit :  

Président          : 
 M. SOSSOU Koffi

1er Rapporteur :   M. TEYI Tété Elavagno

2è  Rapporteur :   Mme TAMAKA Valérie.   

Le président du présidium ainsi mis en place, Monsieur SOSSOU Koffi, a d’abord placé un mot de remerciement à l’endroit du public qui l’a chargé de la direction des travaux. Il a fait lire le projet de programme de la journée par le premier rapporteur. L’assemblée a adopté le projet de programme présenté.

Il a ensuite vérifié si le quorum requis pour tenir l’AGO est atteint. Suite à cela enfin, il a donné la parole au Président du Conseil d’Administration pour son rapport moral.  

Signalons que toutes les données des différents rapports ont été  projetées sur rétroprojecteur et les présentations faites prioritairement en langue locale (éwé), afin de  permettre aux participants de bien suivre et de participer effectivement aux débats auxquels ont donné lieu les rapports successifs.  

II- PRESENTATION ET ADOPTION DES RAPPORTS  

2-1 Rapport moral 
 

Dans son rapport, le Président du Conseil d’Administration a, dans un premier temps, fait un rappel synthétique des travaux de la dernière assemblée générale ordinaire exercice 2014. Les points clés rappelés concernent l’encours de crédit, l’encours des dépôts, les provisions, les élections de nouveaux administrateurs.
Dr AVEGNON a ensuite félicité les nouveaux membres qui viennent d’adhérer à l’institution.
Il a aussi, au nom des administrateurs, présenté les excuses aux mutualistes qui auraient subi quelque préjudice ou désagrément du fait des propos, comportements et actions déplacés de certains agents de la mutuelle. Ces derniers sont sanctionnés surtout en cas de fraudes ou diverses malversations.
Le président a dénoncé les membres et clients qui ne remboursent pas les crédits à eux octroyés, surtout les produits du Fonds National de la Finance Inclusive (FNFI).            
Les énormes provisions résultant du non remboursement des crédits annihilent les efforts  inlassables des administrateurs et agents.
Au cours de l’exercice 2015, la mutuelle Akwaba a consolidé ses biens mobiliers et immobiliers. L’institution a 16 ans aujourd’hui et s’évertue de jour et de nuit à satisfaire ses membres.    

2–2  Rapport financier
   

Le rapport financier, présenté par le trésorier adjoint du Conseil d’administration, M. AGBEDANU Kossi Mawuko, comprend les volets suivants : le crédit, l’épargne, les emprunts et disponibilités, les fonds propres et immobilisations et le résultat.   ·        

Le crédit


Au 31 décembre 2015, l’encours de crédit de la Mutuelle AKWABA est évalué à 1 536 265 313 FCFA contre 1 309 729 834 FCFA au 31 décembre 2014, soit une hausse de 15 %.
Au cours de cette période, la qualité du portefeuille de crédit s’est dégradée.  Cette détérioration de la qualité du portefeuille de crédit  se traduit par une augmentation énorme des  dotations aux provisions estimées à 92 360 335 FCFA au 31 décembre 2015  contre 29 965 616 FCFA au 31 décembre2014, soit un accroissement de 208%.           ·        

L’épargne
 

En 2015, 8 316 411 459 FCFA de dépôt ont été mobilisés et 8 063 394 207 FCFA ont été retirés soit une marge de 253 017 252 FCFA.  

Durant cette  période :
-  l’encours des dépôts à vue est passé de 736 818 848 FCFA 914 566 462 soit une augmentation de 24%
-  l’encours des dépôts à terme a varié de 49 085 300 à 63373100 FCFA soit une hausse de 29%
-  l’encours des dépôts de garanties est passé de 387 386 209 FCFA à          448 368 047 FCFA, soit une évolution de 15,7%.  

L’exercice a été clôturé avec un encours d’épargne totale de 1 428 527 338 (y compris des dettes rattachées de (2219729)  FCFA contre 1 174 449 963 FCFA  au 31 décembre  2014 soit une progression de17.8% contre 40,26% entre 2014 et 2013.   ·        

Les emprunts et les disponibilités


A part les concours du FNFI, la mutuelle n’a pas bénéficié d’autres financements au cours de l’exercice 2015. Les  principaux créanciers de l’institution sont l’UTB, l’OIKOCREDIT et le FNFI. Au 31 décembre 2015, l’encours des emprunts bancaires était 401 088 324 FCFA.   Le solde des comptes caisse et banque se chiffrait au 31 décembre 2015 à      355 028 203 FCFA.   ·        

Les fonds propres et les immobilisations


Les fonds propres sont passés  de 211 602 829 FCFA au 31 décembre 2014 à 258 630 873 FCFA au 31 décembre 2015 soit une augmentation de 22,22% contre 48,56% entre 2013 et 2014.Cette augmentation n’a pas permis à l’institution de  satisfaire la norme de capitalisation de 15% minimum édictée par la BCEAO.
Les immobilisations nettes sont évaluées à 212 798 776 FCFA contre 139 485 526 FCFA à la clôture de l’exercice 2014 soit une augmentation de 52,47%. Cet accroissement est dû essentiellement à la finition des travaux de construction du siège et à l’intégration de l’immeuble dans le patrimoine  de l’institution.  

Le bilan de la mutuelle s’équilibre en actif comme en passif à 2 109 330 963 FCFA à la clôture de l’année 2015.   ·        

Le résultat


L’année 2015 a enregistré un total de charges de 394 078 687 FCFA (sans la prise en compte des intérêts sur les DAV) contre    409 879 529 FCFA de produits, dégageant ainsi un résultat excédentaire de FCFA de 15 800 842 FCFA pour 2015 contre  37 421 979 FCFA pour l’exercice 2014  soit une baisse de 57,78%. Cette diminution du résultat est due essentiellement à l’augmentation des provisions. Pour l’année 2015, le CA propose   de rémunérer les DAV au taux de 3,5% l’an ; soit un montant total de 12 684 662 FCFA ce qui ramènera le résultat définitif de l’année à  3 116 180 FCFA.  

La mutuelle est confrontée à plusieurs défis pour assurer sa pérennité notamment la maîtrise des provisions et diverses charges, le respect des différents ratios réglementaires de la BCEAO etc.  

Il est donc indispensable pour la mutuelle de :  
·        renforcer ses fonds propres pour améliorer le  taux de capitalisation (inviter les membres à souscrire aux dépôts à terme, parts privilégiées….) ;
·          maîtriser  la dégradation du portefeuille crédit pour réduire les provisions (inciter les débiteurs à rembourser leur crédit, mener des actions efficaces de recouvrement…) ;
·         mobiliser les ressources  à moyen et long termes pour financer ses emplois à moyen et long termes ;
·         fixer des objectifs à court terme pour atteindre les différents ratios réglementaires. 

A cet égard, la confiance et le concours des mutualistes sont requis pour la réalisation des objectifs de l’institution.    

2-3  Rapport du Comité de Crédit
 

Le rapport d’activités du Comité de Crédit au cours de l’année 2015 a été présenté par     M. AKAKPO Agossou Christophe, secrétaire dudit comité.
Il ressort de ce rapport que le Comité de Crédit a tenu 69 séances d’étude de dossiers de crédit au cours de la gestion 2015. Au cours de cette année, 7521 dossiers sont étudiés et 7519 crédits sont accordés pour un montant de 2 533 600 455 FCFA ; contre 2 077 536 522 FCFA pour l’exercice précédent. Seulement deux (02) dossiers de crédit ont donc été refusés pour des raisons liées à l’objet de crédit et au mauvais remboursement antérieur.

Les secteurs qui ont été plus financés sont le commerce, l’artisanat, l’élevage, le transport, l’agriculture, la scolarité des enfants.
S’agissant de l’état du portefeuille, l’encours total de crédit est passé de 1 309 729 834     FCFA au 31décembre 2014 à 1 536 265 313 FCFA au 31 décembre 2015.
Sur cet encours, 263 989 772 FCFA ont accusé un retard de plus de 30 jours soit un taux de17,18% ; c’est-à-dire que sur 100 F de crédit, 17,18 F ont accusé un retard de plus de 30 jours.
Le comité de crédit déplore le non-respect des engagements pris par certains débiteurs. Le comité de crédit a appuyé les agents de recouvrement à travers la rencontre de certains débiteurs sur le terrain dans le but de  ramener le PAR à la norme tolérée par BCEAO.  

2 – 4  Rapport du Conseil de Surveillance
 

Le président du Conseil de Surveillance, M. MESSANVI Kodjo, a restitué, comme suit, l’essentiel des activités menées par son organe au cours de l’année 2015. Le Conseil de Surveillance a effectué au total 41 missions pour le compte de l’exercice 2015. Ces séances ont couvert  le siège, les autres agences et guichets secondaires de la mutuelle.
Le Conseil de Surveillance a, en outre,  travaillé en étroite collaboration avec le département du contrôle interne de l’institution.  

Ainsi, les actions de Conseil ont porté entre autres sur :
Ø  le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des contrôles internes et externes;
Ø  l’analyse de l’évolution du sociétariat;
Ø  la vérification du respect de la politique de crédit en vigueur;
Ø  l’analyse de la qualité du portefeuille de crédit ;
Ø  la mobilisation de l’épargne Tontine par rapport aux prévisions ;
Ø  la Vérification du respect des procédures de collecte tontine ;
Ø  le contrôle de la présence effective au poste et de la ponctualité des employés;
Ø  le contrôle périodique des encaisses;
Ø  la vérification de la sécurité des biens et des personnes relevant de la gestion quotidienne des guichets ;
Ø  La vérification des investissements ;
Ø  La confirmation des soldes des épargnes et des comptes d’attente;
Ø  L’analyse des pièces comptables et des états de rapprochement bancaire.  

Au cours de ses travaux, le Conseil de Surveillance a relevé un certain nombre de constats et formulé des recommandations conséquentes ainsi qu’il suit :
Ø  la révision des  mesures incitatives visant à faire évoluer le sociétariat et  la mobilisation de l’épargne tontine ;
Ø  le respect rigoureux des dispositions de  la politique de crédit;
Ø  le renforcement continu de la capacité opérationnelle des agents de crédit ainsi que des membres d’organes;
Ø  le renforcement du dispositif de contrôles des épargnes des membres et surtout des comptes dormants ;
Ø  le renforcement du suivi des crédits octroyés afin de diminuer le portefeuille à risque (PAR)  à 30 jours qui est de 17,18 au 31/12/2015 contre 8,61 au 31/12/2014.  

Enfin, pour avoir vérifié les rapports des autres organes, le Conseil de Surveillance a certifié exactes les informations financières et narratives précédemment communiquées et proposé à l’Assemblée de les adopter favorablement.  

2-5 Rapport d’audit des comptes
 

L’audit des comptes de la Mutuelle, pour l’exercice 2015, a été effectué par le Cabinet ACR.
Le rapport d’audit des comptes a été présenté par M. AMOUSSOU Richard, directeur du Cabinet ACR.
Le rapport d’audit des comptes a consisté en un contrôle aux niveaux du personnel, des dirigeants, des administrateurs et surtout financier. Au terme de l’analyse des indicateurs de l’institution, le rapport a relevé certains constats qui ont fait objet de recommandations à l’endroit du personnel, de la direction exécutive et des élus. Le présentateur a souligné le danger que représentent les impayés pour la pérennité de l’institution.  

En tout état de cause, le cabinet d’audit a déclaré n’avoir pas relevé  d’anomalies significatives pouvant affecter son opinion.  En conséquence, il a certifié les comptes de 2015 en ces termes : « les différents chiffres présentés dans les rapports reflètent raisonnablement la situation patrimoniale de la mutuelle, conformément aux règles et principes généralement admis ».
En conclusion, le rapport d’audit des comptes a rassuré les mutualistes de la sincérité des résultats présentés et les a invités à approuver favorablement.

                    DEBAT SUIVI DE L’ADOPTION DES RAPPORTS  

Un débat de qualité est ouvert suite aux différentes présentations. Les questions, inquiétudes, suggestions et échanges ont porté sur entre autres sujets :  
Ø  le suivi régulier des débiteurs après déblocage des crédits pour éviter ou limiter les cas d’impayés ;
Ø  l’utilité des cautions et autres garanties au moment de la demande des crédits ;
Ø  la mise en œuvre des garanties en cas de non remboursement ;
Ø  les sanctions prévues et appliquées aux mauvais débiteurs ;
Ø  les obligations des compagnies d’assurance en cas d’insolvabilité des débiteurs ;
Ø  la gestion du crédit dont le bénéficiaire est décédé avant l’échéance du terme du remboursement ; Ø  la gestion des crédits en cas de longue maladie ou de changement de domicile des débiteurs ;
Ø  le détournement de l’objet des crédits par certains débiteurs ;
Ø  la supposée individualisation des conditions ou critères d’octroi de crédit ;
Ø  la portée de l’engagement des cautions.  

Après d’amples explications et précisions apportées relativement aux divers sujets par les auteurs des rapports et les dirigeants de la mutuelle, les inquiétudes ont été levées et les préoccupations satisfaites. Cela a conduit à l’adoption, par acclamation, des rapports présentés. 

 Les résolutions de l’Assemblée Générale Ordinaire :           

L’assemblée Générale, après un débat, a délibéré sur les points suivants, ainsi qu’il suit :  

1. Affectation des résultats :
L’Assemblée Générale a décidé de servir les intérêts aux membres épargnants et constituer les réserves générales.

2.
Renforcement de la part sociale : Afin de renforcer les fonds propres de l’institution, l’Assemblée  oblige les membres demandeurs de crédits à souscrire à une (1) ou deux (2) parts sociales privilégiées proportionnellement au montant du crédit sollicité, dans le souci de répondre aux normes de capitalisation.
                                                                                                                                                   III- AMENDEMENT DES TEXTES ORGANIQUES  
  • Sur les statuts de la Mutuelle, la disposition relative au quorum des assemblées générales ordinaires a été modifiée comme suit :
Article 29 ancien : « L’Assemblée Générale ne peut délibérer qu’à la majorité des membres présents » ;
Article 29 nouveau
 : « L’assemblée Générale ne peut délibérer valablement que si les délégués dument mandatés par les différents points de service sont présents ».
 

.
Sur les amendements à la politique de crédit :


Les amendements de la politique de crédit sont présentés dans leurs grandes lignes, à savoir : les produits financiers y compris les produits FNFI, les taux d’intérêts, la durée des remboursements, les frais liés aux types de crédit, les étapes du processus de gestion de crédit. Après les réponses à des questions d’éclaircissement des membres, les amendements de la politique de crédit sont adoptés par  l’Assemblée.

IV- RENOUVELLEMENT DES ORGANES
 

Les élus dont le mandat est arrivé à terme ont, tous, présenté leur démission et le Président du présidium a procédé à la réception des candidatures. Il s’agit de messieurs MIDEKOR Mensah, AGBEDANU Kossi Mawuko, DOGBO Yawotsè, AKAKPO Agossou Christophe et DJABABONI Yandjelé Yao.  

Avant le début des élections, le président du présidium a rappelé les postes mis en concurrence, les conditions d’éligibilité, de même que les profils requis des candidats désirant les briguer. Le nombre de votants a été vérifié avant le début des opérations de vote.  

Les postes suivants ont été mis au vote :
Au niveau du Conseil d’Administration (3)
 :

       Poste de trésorier
       Poste de trésorier adjoint
       Poste de secrétaire adjoint        

Au niveau du comité de crédit (1)
 :
    
Poste de secrétaire   

Au niveau du Conseil de surveillance (1)
 :
 
Poste de vice-président    Les candidats à ce poste ont obtenu respectivement… voix Les candidats à ce poste étaient … Ils ont totalisé respectivement . . . suffrages.  

A la fin des opérations électorales, sont élus :  

Au niveau du Conseil d’Administration :


Ø  Poste de trésorier, on a enregistré deux candidats à savoir : MM. ALEDJI Bonzos et AMEMADO Komi. A l’issue du vote ils ont recueilli respectivement 137 voix et 69 voix. Ainsi, ALEDJI Bonzos est déclaré élu trésorier du CA pour succéder à M. MIDEKOR Mensah.
 

Ø  Poste de trésorier adjoint : M. AMEMADO Komi, crédité de 69 voix à l’élection au poste de trésorier, est élu au poste de trésorier adjoint, pour succéder à M. AGBEDANU Kossi Mawuko.
 
Ø  Poste de secrétaire adjoint : A ce poste, on a enregistré la candidature unique de M. DJISSENOU Kossi. Il est élu secrétaire adjoint par acclamation. Il succède à M. DOGBO Yawotsè.
 

Au niveau du comité de crédit :
           

- poste de secrétaire L’Assemblée à opéré un choix entre trois candidats à savoir MM. SONDOU Matchadom, ATTIKPO Kossi-Kouma et AZINON Amétowoyona. Ceux-ci ont obtenu respectivement 142, 50 et 14 voix. Ainsi, M. SONDOU Matchadom est déclaré élu à ce poste. Il est désormais le successeur de M. AKAKPO Agossou Christophe.  

Au niveau du Conseil de surveillance :
               

- poste de vice-président : Ce poste a mis en concurrence trois candidats : MM. ATTIKPO Komi, FIATY-AMENOUVOR Kokougan Dodo et SIABY Kossi Semabia. Ils ont été crédités respectivement de 194, 13 et 10 suffrages exprimés. Au vu de ces résultats, M. ATTIKPO Komi est déclaré élu au poste de vice-président du Conseil de Surveillance, en remplacement de M.DJABABONI Yandjelé Yao.    

A la fin des élections, les anciens et nouveaux élus des différents organes ont été présentés à l’assemblée.  

Il y a lieu de mentionner que les administrateurs sortants ont, chacun, reçu un cadeau symbolique et un diplôme d’honneur, à titre de reconnaissance pour leur longue et fructueuse contribution à l’évolution de la mutuelle.       

V- LECTURE ET ADOPTION DU PROCES VERBAL DE L’AGO 2015
 

Le procès-verbal de l’AGO a été élaboré et présenté par M. DOGBO Yawotsè, désormais ex-secrétaire adjoint du Conseil d’administration.
 

Des amendements mineurs ont été faits séance tenante et le procès-verbal adopté par acclamation sous réserve de leur prise en compte.      

LA CEREMONIE DE CLOTURE
   

Le PCA s’est réjoui de l’aboutissement heureux de cette rencontre annuelle. Mais avant de lever la séance, Dr AVEGNON a enfin remercié l’assise pour l’intérêt porté à chaque point de l’ordre du jour et a souhaité bon retour à chacun. Tout a pris fin à 16 heures 15 minutes précises sur une prière de clôture.                                                                          

                                               Fait à Tsévié, le 04 Juin 2016.  

                                      Ont signé les membres du présidium de l’Assemblée.                                              

                                                                Le Président
                                           

                                                             M.     SOSSOU Koffi
       


              Le 1er Rapporteur                                                                   Le 2ème Rapporteur
       


            M. TEYI Tété Elavagno                                                           Mme TAMAKA Valérie



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