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Date du jour 23/09/2019
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CHAPITRE I : PREAMBULE

Article01 -
OBJET DU REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les modalités d’application de certaines dispositions de la loi n° 95-014 du 14 juillet 1995 portant réglementation des institutions mutualistes ou coopératives d’épargnes et de crédit, du décret d’application n° 96-038 du 10 avril 1996 de ladite loi modifiée le 13 mai 2011 sous le N° 2011-009 et des statuts de la Mutuelle AKWABA adoptés par l’assemblée constitutive tenue à TSEVIE au Collège d’Enseignement Secondaire Saint Pie X le 11 avril 1999.

CHAPITRE II : MEMBRES

Article 02
- ADHESION DES MEMBRES
Pour être admis comme membre de la mutuelle AKWABA par le Conseil d’Administration, il faut avoir formulé une demande, souscrit et libéré au moins une part sociale de 5.000 F CFA (cinq mille francs) et s’être acquitté d’un droit d’adhésion dont le montant est fixé à 2.500 F CFA (deux mille cinq cents francs). Ces montants peuvent être modifiés par décision de l’assemblée générale. Le droit d’adhésion est payé en un versement au moment de l’admission du membre. Il est destiné aux dépenses inhérentes à l’adhésion des membres. Il n’est pas remboursable en cas de démission, de décès ou d’exclusion. La qualité de membre est constatée par l’ouverture d’un compte d’épargne, l’inscription au registre des membres et la délivrance d’un livret. L’adhésion à la Mutuelle AKWABA est libre et volontaire. Elle est ouverte à toute personne physique ou morale.

Article 03
- SERVICES RESERVES AUX MEMBRES.
Les services de la Mutuelle AKWABA sont réservés aux membres qui peuvent en bénéficier pendant les heures d’ouverture des bureaux.

Article 04
- REMUNERATION DES SERVICES.
Certains services de la Mutuelle AKWABA sont rémunérés conformément aux tarifs fixés par le Conseil d’Administration. Ces tarifs doivent être affichés bien en vue à l’intérieur du local du siège social et être mentionnés dans le registre de la Mutuelle. Sont affichés également le taux de rémunération des parts sociales et des comptes de dépôts tels que fixés par l’assemblée générale.

Article 05 - DEMISSION D’UN MEMBRE. Tout membre peut démissionner à tout moment. La démission est notifiée par écrit au Conseil d’Administration de la Mutuelle AKWABA. Elle prend effet à compter de la date de réception par le Conseil d’Administration de la lettre de démission. 

CHAPITRE III - ASSEMBLEE DE SECTEUR

Article 06 -
OBJET ET MODALITES
L’assemblée générale peut prévoir la tenue d’assemblée de secteur chargée notamment d’examiner les questions inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale et de désigner leurs délégués à cette assemblée. Les articles 27 à 30 des statuts de la Mutuelle AKWABA régissant la convocation des assemblées générales, le quorum requis, les procédures de représentation et de vote s’appliquent aux assemblées de secteurs. Un procès-verbal doit mentionner les noms des délégués désignés par l’assemblée de secteur. Ce procès-verbal, annexé à la feuille de présence, doit parvenir au siège social de la Mutuelle AKWABA avant la réunion de l’assemblée générale.

CHAPITRE IV - VOTE PAR PROCURATION

Article 07 - CONDITIONS D’EXERCICE.
Tout membre à l’assemblée générale ayant une voix délibérative peut déléguer ses pouvoirs de vote à un autre membre ayant droit de vote pour agir en son nom par procuration. Toute procuration doit être écrite, datée, signée du membre et certifiée conforme par l’autorité locale compétente. Elle n’est valable que pour l’assemblée spécifiée ou la réunion ajournée. Toute procuration peut être retirée par le mandant qui l’a donné, à tout moment avant que celle-ci ne soit utilisée. Les procurations doivent se conformer à toutes les autres dispositions spécifiées dans le règlement. Sauf dans le cas d’une personne morale, le vote par procuration à l’assemblée générale n’est autorisé qu’en cas d’empêchement d’un membre. Aucun membre ne peut avoir plus d’une procuration pour une réunion.

CHAPITRE V – PROCEDURE D’ELECTION

Article 08- PRESIDIUM DE L’ASSEMLEE GENERALE
Les travaux de l’Assemblée Générale sont présidés par un bureau de session composé comme suit :
- un (01) Président,
- deux (02) rapporteurs.
Le bureau de session est dissout à la fin des travaux de l’Assemblée Générale.

Article09
- PRESIDENT ET RAPPORTEURS
Les élections se déroulent sous la supervision du présidium de l’Assemblée Générale. Lorsque l’un des membres du présidium est candidat à un poste à pourvoir, l’assemblée générale élit parmi les membres qui disposent du droit de vote, son remplaçant.

Article10 - RECEPTION DES CANDIDATURES Avant les élections, le président d’élection communique les postes à pourvoir au niveau de chaque organe, d’abord pour le Conseil d’Administration, puis le Conseil de surveillance et enfin le Comité de Crédit et procède ensuite à la réception des candidatures et des propositions de candidatures.

Article11 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE Ne peuvent être membres d’un organe que les inscrits au registre de la Mutuelle AKWABA. Aucun élu ne peut être membre de deux (02) organes à la fois. Pour être élu, le membre doit remplir les conditions suivantes :
- avoir la nationalité togolaise ou celle d’un pays membre de l’UEMOA,

- jouir d’une bonne moralité et n’avoir jamais été condamné à une peine d’emprisonnement par suite d’infractions,

- n’exercer aucune activité rémunérée au sein de la Mutuelle AKWABA,

- respecter les règlements, assister aux réunions et rembourser normalement ses prêts,
- Etre exemplaire dans le respect de ses engagements dans son environnement,
- disposer du dépôt minimum réglementaire de sept mille cinq cents (7500 F) francs cfa sur son compte,
- être représentatif, dynamique et disponible - n’exercer aucune activité concurrente à celle de la Mutuelle AKWABA.

Article 12 : SCRUTIN SECRET Une fois achevé, l’enregistrement des candidatures pour l’un des postes d’un organe de décision, le président engage la procédure d’élection. L’élection se fait au scrutin secret. Avant le vote, l’assemblée choisit au moins deux (02) scrutateurs parmi les personnes ayant droit de vote et qui ne sont pas des candidats

Article 13 : MODALITES DE VOTE Le vote s’effectue au scrutin secret dans les conditions suivantes :  Avant le vote, le président s’assure que le nombre de bulletins déposés correspond au nombre de membres votants et que l’urne est transparente
Chaque candidat :
 choisit son bulletin,  présente brièvement son curriculum vitae,  fait campagne sur les idées qu’il soutient.
Chaque membre votant doit avoir tous les bulletins des différents candidats au même poste. S’il y a trois (03) candidats à un poste par exemple, chaque membre votant doit disposer de trois (03) bulletins afin de lui permettre de faire son choix.

Chaque membre votant va dans l’isoloir et fait son choix en mettant le bulletin choisi dans l’enveloppe et les autres dans un endroit aménagé a cet effet, sort et met l’enveloppe contenant son choix dans l’urne.
Les membres votants doivent voter pour autant de candidats qu’il y a des postes à pourvoir.
Article 14 : DECOMPTE DES VOIX Les rapporteurs, assistés des scrutateurs, procèdent au décompte des voix recueillies par chacun des candidats.
- Les enveloppes vides sont considérées comme abstention au vote.
- Les enveloppes contenant plusieurs bulletins sont considérées comme nulles.
- Les rapporteurs notent le résultat et le transmettent en présence des scrutateurs au président d’élection. En cas d’égalité des voix entre les candidats, un second tour est organisé et ainsi de suite jusqu’à élection d’un candidat à la majorité simple.

Article 15 : COMMUNICATION ET PROCLAMATION DES RESULTATS Pour chaque poste d’un organe de décision, le président d’élection donne le nom du candidat qui a obtenu le plus grand nombre de voix. Il proclame enfin les résultats définitifs du scrutin par organe. Ces résultats sont consignés au procès verbal.

CHAPITRE VI : RENOUVELLEMENT DES MANDATS DE MEMBRES DES ORGANES

Article 16
: MODALITES DE RENOUVELLEMENT
En application des articles 36 et 37 des statuts de la Mutuelle AKWABA, le renouvellement des mandats des membres des organes s’effectue selon les normes suivantes : Les élus ont un mandat de trois (03) ans renouvelable une seule fois. Ils ne peuvent être révoqués que par l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Au terme de deux (02) mandats consécutifs, aucun élu ne peut déposer sa candidature pour briguer un autre mandat. Aucun membre ne peut être membre de deux (02) organes à la fois. Le renouvellement se fait à chaque élection au 1/3 des membres de chaque organe.

CHAPITRE VII : RAPPORT D’ACTIVITES.

Article 17
: PRESENTATION DE L’ASSEMBLEE GENERALE
Le Conseil d’Administration doit rendre compte de son mandat et présenter le rapport annuel de la Mutuelle AKWABA lors de l’assemblée annuelle.

CHAPITRE VIII : REMBOURSEMENT DES PARTS SOCIALES

Article 18 : MODALITES DE REMBOURSEMENT
Sauf, en cas de liquidation, d’insolvabilité ou de dissolution de la Mutuelle AKWABA, les parts sociales sont remboursables, selon l’ordre chronologique des demandes et dans un délai de six (06) mois à compter de la date de demande.

Article 19
: FRAIS DE CLOTURE DE COMPTE
Tout remboursement de part sociale entraîne la fermeture du compte à la Mutuelle AKWABA. 23 Ainsi toute demande de clôture de compte est subordonnée au paiement d’un frais de clôture de compte fixé à deux mille francs (2.000 F) CFA.

CHAPITRE IX : NOMINATION, POUVOIRS ET DEVOIRS DU PRESIDENT ET DU SECRETAIRE


Article 20
NOMINATION
Le Conseil d’administration nomme un Directeur Exécutif. Le Président et le Secrétaire du conseil d’administration sont respectivement Président et Secrétaire de la Mutuelle AKWABA.

Article 21 : LE PRESIDENT Le Président de la Mutuelle AKWABA est le premier dirigeant de l’institution. Il détient son autorité du conseil d’administration et l’exerce sous son contrôle.
A ce titre, le Président :

représente la Mutuelle AKWABA,

préside les réunions du conseil d’administration,

est membre d’office de tous les comités et structures formés par le conseil d’administration, sauf décision contraire de ce dernier,

veille à la réalisation des objectifs de la Mutuelle AKWABA et s’assure de l’exécution des décisions du conseil,
s’acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont spécifiquement confiés par le conseil.

En cas d’empêchement de ce dernier, l’intérim sera assuré par le vice-président.


Article 22 : LE SECRETAIRE Le Secrétaire du Conseil d’Administration assure le secrétariat de la mutuelle AKWABA. Il est aussi chargé de la garde des procès-verbaux du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale. En cas d’empêchement de ce dernier, l’intérim sera assuré par le Secrétaire Adjoint.

CHAPITRE X : GERANCE


Article 23
: POUVOIRS ET DEVOIRS
Le Directeur Exécutif de la Mutuelle AKWABA exerce ses fonctions sous la direction du Conseil d’Administration. Il est notamment chargé :
de contrôler l’ensemble des activités de la Mutuelle AKWABA et de veiller à l’exécution des décisions des différents organes de la Mutuelle AKWABA,

de formuler à l’endroit des différents organes décisionnels des recommandations sur les objectifs, les politiques et les plans d’actions de la Mutuelle AKWABA et de les informer régulièrement sur leur mise en application,

de présenter au Conseil d’Administration les états financiers, les budgets et le rapport annuel,
 d’assurer la gestion des ressources humaines et d’en informer régulièrement le Conseil d’Administration  
d’assurer la conservation des registres de la Mutuelle AKWABA, à l’exclusion des procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration,

de fournir les renseignements requis par les différents organes décisionnels tout en veillant, dans le cas de l’assemblée générale, à la préservation du caractère confidentiel des opérations des membres et de toute autre information,

de collaborer avec le président à la représentation de la Mutuelle AKWABA.


Article 24
: RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Le personnel de la Mutuelle AKWABA est recruté par le Directeur exécutif en suivant la procédure définie dans le document de Procédure de gestion des ressources humaines. Ledit personnel est sous l’autorité du Directeur Exécutif.

CHAPITRE XI : RECOURS DES DECISIONS DU COMITE DE CREDIT

Article 25 : PROCEDURE DU RECOURS
Le Directeur Exécutif transmet au secrétaire de la Mutuelle AKWABA le recours formulé par le membre dont la demande de crédit a été rejetée. Le président du Comité de Crédit et le membre concerné sont ensuite convoqués par le secrétaire devant le conseil d’administration par avis indiquant le lieu et la date de l’audition. Selon les circonstances, le Comité de Crédit peut déléguer un autre membre en remplacement de son président. Le Conseil d’Administration statue sur le recours et fait connaître sa décision.

CHAPITRE XII : REGLEMENT DES DIFFERENDS

Article 26 : ROLE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.
A l’exclusion des différends résultant d’une demande de crédit, tout différend entre un membre et la Mutuelle AKWABA est soumis au Directeur Exécutif au moyen d’une plainte par écrit résumant les faits.
Le Directeur Exécutif transmet la plainte au secrétariat du conseil de surveillance.
Le conseil en examine le bien-fondé avant d’en saisir le conseil d’administration.
Le Président du Conseil de Surveillance et le membre plaignant sont ensuite convoqués devant le Conseil d’Administration au moyen d’un avis indiquant le lieu et la date de la réunion.
Le Conseil de Surveillance peut déléguer un autre membre en remplacement de son président. Peut également être convoqué, tout dirigeant ou employé mis en cause dans la plainte.
Le Conseil d’Administration statue sur le différend et fait connaître sa décision.

Article 27 : ROLE DE L’ASSEMBLEE GENERALE. Le membre non satisfait de la décision du Conseil d’Administration peut soumettre le différend à l’Assemblée Générale en déposant sa plainte auprès du Directeur Exécutif selon la même procédure que pour la saisie du Conseil d’Administration.

Article28 : RECOURS DES DECISIONS DE L’ASSEMBLEE GENERALE. Le membre non satisfait de la décision de l’assemblée générale peut soumettre le différend au ministre de l’Economie et des Finances.

Article 29
: DELAI DE TRAITEMENT DE LA PLAINTE.
Toute plainte soumise à une instance doit obtenir une réponse dans les trois (03) mois à compter de la date de réception. Le membre plaignant doit recevoir une réponse écrite.

CHAPITRE XIII : LIVRES, REGISTRES ET EXTRAITS


Article 30
: CONTENU DU REGISTRE
La Mutuelle AKWABA tient à son siège social un registre contenant :  ses statuts, ses règlements et la décision d’agrément du ministre,  les procès-verbaux et les résolutions de ses assemblées, les procès verbaux des réunions et les résolutions du Conseil d’Administration, du Comité de Crédit et du Conseil de Surveillance, une liste mentionnant les noms, adresses, professions des membres des organes de la Mutuelle AKWABA, avec mention du début et de la fin de chaque mandat ou de la durée des fonctions, selon le cas, une liste mentionnant la dénomination sociale, les noms et la dernière adresse connue des membres de la Mutuelle AKWABA, les détails de la souscription de chaque part sociale ainsi que les dates de leur souscription, de leur remboursement ou de leur transfert, une liste des frais exigés par la Mutuelle AKWABA pour les différents services qu’elle offre, les plans de redressement de la Mutuelle AKWABA, les décisions, arrêtés ou instructions du Ministre, de la Banque Centrale ou de la Commission Bancaire.

Article 31 : AUTRES DOCUMENTS, LIVRES OU REGISTRES La Mutuelle AKWABA tient, en outre, à son siège social : les livres, registres et autres écritures comptables nécessaires à la préparation des états financiers, des états de compte indiquant chaque jour, pour chaque déposant, les opérations qu’il effectue avec la Mutuelle AKWABA, ainsi que son solde créditeur ou débiteur.

CHAPITRE XIV : DISPOSITIONS FINALES


Article 32
: ENTREE EN VIGUEUR DES MODIFICATIONS
Toute modification du présent règlement entre en vigueur dès son adoption, sauf si l’assemblée générale décide d’en retarder l’entrée en vigueur.

Article 33
: ENTREE EN VIGUEUR DU REGLEMENT
Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption et remplace tout autre règlement antérieur.

                                    Tsévié, le _________________________

                                                  L’Assemblée Générale
      
P.O. Le Président du CA

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